【雲端智慧】個人的百寶箱的資料加工與搜尋

當我們開始進行數位筆記記錄時，畫重點是相當必要的需求。我們經常會用不同顏色的筆來進行標示，同時也喜歡用螢光筆標示，讓重點突顯出來，以方便我們確實掌握自己的需求。

除此之外，通常我們也需要針對圖片進行標示的說明，利用SKitch來進行標註，強化溝通的效率與便利性。接續，我們針對記事進行文字、圖片加工的說明：

※文字加工 

1. 文字顏色：將文字的重點以顏色標示出來，若可以將顏色統一定義，那整個資料庫就更具有系統性。顏色的意義，若要方便記憶，可以整合六頂思考帽。紅色：感覺強烈的重點；藍色：理性/事實；綠色：創意。 

※圖片加工-Skitch工具 

• 瑩光筆：先選取文字，再點選瑩光筆，讓重點更能顯示出來。
• 加註：箭頭、文字、線條、圖框、圖章、手繪重點、資訊反白。
• 修改：圖片大小、裁圖、圖面素像化﹙馬賽克處理﹚
• 選擇：顏色、線條與圖框之粗細度。

記事都只是記錄在同一本記事本，會讓資訊不易整理，如同我們不會將所有的筆記都記錄在同一本記事本上。當我們有不同的記事本之後，就需要將之前的記事進行加工與整理，整理的過程中，我們即可用到流程改造的觀念「ECRS技巧」，四個英文字母分別代表為，Elimination(取消)、Combination(合併)、Rearrangement(重排)，Simplification簡化。

我將取消改為刪除，重排改為移動，借由"刪除-合併-簡化-重組"四個核心觀念，將自己的記事進行重組，這樣是否能進一步讓自己的生活更簡單，卻也不失焦？此外，也要為各位介紹搜尋的功能與小密技，快速找到你的需求的資料。

※記事加工 

1. 合併記事：將兩則或兩則以上記事合併。 
2. 合併錯誤：若是合併錯誤時，可以於垃圾桶進行還原記事。Evernote進行記事合併時，是將原始記事，合併成一個新的記事，合併的記事，則會被刪除於垃圾桶，若是你不小時合併錯誤，記得可於垃圾桶找回，再將合併錯誤的記事刪除即可。 
3. 移動記事：將記事進行移至適合的記事本中。 
4. 簡化格式：當記事用完整頁面擷取時，可以利用簡化格式將網頁格式進行移除，讓文章更方便閱讀。 
5. 複製記事連結：複製記事連結的概念類似於維基百科，利用超連結的方式，讓記事與記事之間，產生關聯，這也是一種網狀脈絡的連結。使用這一個技巧，就會讓兩則記事產生連結。 
6. 建立目錄：目錄為一個列有其他記事連結清單的記事，建立一份目錄記事就可以輕鬆在相同地方找到所有相關記事。

※新增記事本 

可以新增三本記事本，用來區別不同的記事：

1. 點子記事本：存放於臨時想到的點子。 
2. 行動記事本：記錄與行動計畫有關的記事。 
3. 資訊記事本：任何不屬於點子或是行動的記事。

※搜尋功能 

除文字可以搜尋之外，相片中文字、手寫內容、檔案中的內容，也可以搜尋。 ﹙註：搜尋功能較為強大，需要付費版。﹚

※儲存搜尋

若是您經常使用的搜尋關鍵字，可以將這些搜尋的關鍵字儲存下來，以方便日後可以快速的尋找。

1. Windows系統：開始搜尋，完成之後，接著點擊「儲存的搜尋」圖示 (放大鏡和 + 標誌)。 
2. Mac系統：開始搜尋，完成之後，再選擇編輯> 尋找> 儲存搜尋。 
3. iPhone, iPad 和 iPod Touch：開始搜尋，接著輕點「儲存搜尋」圖示(放大鏡與 +標誌)。 
4. Android：開始搜尋，接著點擊新增到主畫面。 

※儲存搜尋修正與刪除
建立一個「儲存的搜尋」之後，要修正內容也是可以的。以Mac版本為案例，只要輕點右邊的編輯，即可進行搜尋條件的變更與刪除。

※搜尋密技

• 語法「any: 」：主要的用意，在擴大搜尋內容。 
• 語法「intitle:」：限定搜尋標題，搜尋結果與搜尋內文比較起來，顯得聚焦許多。

• 語法「created：」 
1. created:day-1：語法意涵為「過去一天內」新增的新筆記。 
2. created:week-1：語法意涵為「過去一週內」新增的新筆記。 
3. 「created:20150101-created:20151231」：語法意涵為指定一段期間新增的新筆記。 

• 語法「updated：」：語法將會搜尋最近修改過的記事，例如，updated:day-1，搜尋最近1天修改過的記事。 
• 語法「reminderdonetime」：搜尋設定為特定時間且已完成的提醒事項記事，例如，reminderTime:day，結果為今天及未來的提醒事項記事。 
• 語法「todo：」：搜尋包含一或多個核取方塊的記事。例如，todo:false，結果顯示所有核取方塊未打勾的記事。

擅用這些小密技，將會讓你的執行力與學習更加有效果。每週日的晚上，可以在行動記事本中，利用「todo:false」來找出來尚未完成任務的記事，檢討與改善，這樣就形成一個PDCA的循環，強化個人的執行力。

除了執行力之外，亦可確認自己學習方向，強化專注，避免自己失焦的學習。日本商管趨勢專家大前研一從三十年前寫出《企業參謀》一砲而紅後，每年出版無數新書、文章，屢屢提出創新性的言論。許多人好奇大前研一是如何學習，如何掌握如此多的學科知識，並且寫出一本又一本淺顯易懂但又談論最新趨勢的好書？

原來，大前研一每年都會給自己定下一個研究主題，然後這一年，大前研一就繞著該主題去研究。運用「created:week-1」的語法，你可以去學習筆記中，去檢視筆記學習內容，是否專注？還是已離題？

「反思」，則是一種自我觀看的狀態，從自己的對話中，持續去讓自己進步，強化個己內在強大的驅動力，相信這才是真正由內而外的動力。