【雲端智慧】打造個人智慧雲的三步驟-Part1

Evernote中有「記事本」與「記事」的概念，為避免大量而混亂的資料，我們應要事先規劃好記事本，才能讓記事有條不紊地進入到Evernote中。如何建立一個理想的資料庫，可利用以下三步驟，三步驟代表的意涵說明如下：
﹙一﹚架構資料庫領航圖

目的在建立一個系統全貌的領航圖，讓整個系統有一個清楚的樣貌，便於將來資料庫不論是修正，或是要擴張…時，可有其參考架構。這是資料庫的核心，類似人的骨幹，一但骨幹決定了，將來的樣貌就會決定。

思考資料庫的架構，我想引用金城武的廣告名言：「世界越快，心則慢」。金城武在廣告片中品茗、寫作、逗鳥、聽雨、閱讀…，彷彿回到古老時代，做現代人隨處可得卻幾乎不再碰的事，實則享受優雅清靜。世界變化速度越快，人們的耐心越差，一切只求速效、獲得的資訊反而變得零碎且片斷，實在不智。 

﹙二﹚樹狀結構深化記事本

「大處著眼」指目標、眼光要放遠，不執著於小事情上，但要達到這遠大的目標，就必須從「小處著手」，從最基底開始做起，所謂「登高必自卑，行遠必自邇」。

有了大架構之後，即可了解我們需要多少記事本來滿足自己的需求。接續，要仔細思量每一本的記事本，記錄的內容為何？資料庫架構有一張領航圖導引，相同的概念運用於記事本中，每一本記事本，亦需要有一張領航圖來導引，這與之前提及的「主題式學習」的想法，就不謀而合了！ 

﹙三﹚網狀脈絡的記事連結

腦，為何會聰明？關鍵在於聯結，不斷不斷的聯結，每一次的聯結就代表一個新的想法。過去我們儲存資料的方式，是利用檔案總管方式，分門別類的放好。

但我們要打造的是一朵智慧雲，需要讓我們的資料越來越有「智慧」，必需要克服過去的問題。知識不該只是一個檔案櫃，而是一張緊密連結的網絡。知識與知識不斷的連結，相信會從量變轉換質變，從知識躍升為智慧。 

接續，就逐一為大家說明，於開始三個步驟的細部操作之前，需要使用到觀念與實務技巧，先向大家說明，讓大家能在建構的過程中，輕易且有系統地打造出與過去不同的資料庫。

﹙1﹚觀念原理

分類的概念，是我們打造資料庫需要瞭解的原理。

分類有兩種屬性，一種是依據屬性來分類，例如，有馬克杯、茶杯、保溫杯…等，可以集合成一個「杯子」，這是一個類別名稱的概念。

另一種方類的方式，則是依據自己的目的來分類，例如，工作繁忙之餘，想要去享受美食，思考美食類別時，可以分價位、氣氛、人數、評價…等類別來區分，不論選擇那一種分類都可以。這種情況之下，我們可以依據自己的目的分類。要慰勞辛苦的自己，想要來一頓安靜的美食，自己就會以氣氛為優先考量。

於面文章中，提及學習目的之重要性，因此資料庫的分類，當然就是以「目的」分類的方式來進行。

﹙2﹚實務技巧

規劃記事本時，可以同時利用以下兩種方式進行，一種為KJ法，另一種金字塔原理，兩種方式可以同時進行，並不需分開。向大家說明使用方式如下：

• 利用便利貼，每一張寫一個分類，只要想到就寫下來，等收集一週之後，將便利貼開始進行分類。分類時從一模一樣的開始，然後接續找出相似類別，這樣就可以慢慢從小類別、中類別，最後形成大類別。 
• 從自己的工作、生活、學習面向展開，觀察自己平常喜好那一類的事物，接續進行下一階層展開，這樣的方式，也是能夠啟動第一步的分類方法。 

【步驟一、架構資料庫領航圖】

依據《成功者的筆記本都記些什麼？》的內容，筆記有其金三角的觀念，再利用心智圖法見林亦見樹的特點，去架構個人智慧雲的記事本。資料庫資料的類型，共分為三種，分別為點子，行動，與寶典。三種類型的記事本功能，說明如下供大家規劃時使用：

1. 點子類：生活中有靈感的事物，不斷的會發生，而且來得又快又急，當一有點子時，立即記錄下來，暫時不用想著如何去分類，只管記下來，放入點子記事本中即可，等一天當中要進行記事整理時，再來處理即可。 
2. 行動類：內容掌管行程，只要與行動有關記事，都記錄於此，例如，個人年度計畫、月與週計畫的執行細項、課程的安排、專案管理…等。 
3. 寶典類：取一個自己比較喜歡的名稱，意思是個人要精進，必需要靠這一本記事本，記事的內容，主要是與自己人生想要擁有的知識相關。這一類記事本是精華所在，可再將其分類為三大項，包括生活、工作與學習。再依據這三個項目，進行思考的規劃。 

【實務範例說明】
利用心智圖法為基礎，Xmind為工具，個人的願景為目標，再臨摹《成功者的筆記本都記些什麼？》的內主要架構，思考自己的資料架構，發展如圖所示。

共計有三大類別，每一個類別依自己未來的需求，進行規劃。這一張圖是要進入使用Evernote之前的基礎，在Evernote中區分記事堆壘、記事本及記事，分別對應圖中的底色，說明如下： 

1. 記事本堆疊：底色為藍色底白色字，代表將相同類別的記事本，堆疊在一起，可以想像成將幾本類似的記事本，裝訂成冊。 
2. 記事本：底色為淺綠色藍色字，外型為圓角型方框，代表這是一則記事本。 
3. 記事：則是無底色藍色字，這是將來記事本要記錄的內容，先作一些備註，第二步驟將詳談記事本中的記事規劃。

完成之後，就可以至Evernote開始建置新資料庫架構，若Evernote已有舊的記事，則可以建立一「待處理記事本」，利用記事移動方式，將所有的資料移至此記事本中，待新的架構完成之後，再開始整理。建立記事本的方式，於前面文章已經提及，在此說明的是新記事本的堆疊，具體流程如下：

1. 將記事本進行堆疊(以右鍵按住記事本，以拖拉方式進行) 
2. 堆疊之後，產生「記事本堆疊」，重新命名。 
3. 重新命名為「工作葵花寶典」。 
4. 完成記事本規劃與堆疊。

 

• Xmind與Evernote對應的畫面