【雲端智慧】範本流程SOP重要

下週就要簡報了，但打開電腦，只有腦袋空白，不知如何下手？工作者難免會遇見得上台簡報的時候，很多人常常為此緊張到睡不好。其實，要做一場「比你想像中還好」的簡報，並沒有那麼難。原因在於，簡報也可以有SOP...

製作簡報的第一步，得先想想，「你想達成什麼樣的目的？」是想募資？拿下專案？還是改變聽眾想法？POWER FOR POINT共同創辦人林大班表示，先確認簡報目標、找出中心主軸，才有篩選簡報材料的標準。對林大班的說明，特別有感情，是因為自己買了MAC之後，到學學文創上了幾次課，對他的簡報，印象深刻-簡單有設計感。

林大班更進一步分享，簡報需求不外乎：提案、報告、演講跟教育訓練。為求教學與製作簡報流程簡便，他早已整理出4套模組，碰到不同的需求或場合，只要先在紙上整理完自己的想法，再選定一個模組，加入個人經驗、舉例或實證，一份簡報就迅速成形。這是簡報的SOP，簡單，威力卻很強大…

程式設計的領域有一項非常著名的賽事，叫做「電腦鼠迷宮」。比賽方法很簡單，參賽者必須在電子老鼠身上輸入程式，最快走出迷宮者，就贏得勝利。賽途中，電子老鼠撞壁後會立刻修正路線，並記憶起來。在不斷修正下，電子老鼠最終會找到一條逃出迷宮的最佳捷徑。

電腦鼠迷宮的比賽很適切的體現了「標準作業程序」（SOP，Standard Operating Procedure）的精神。如同浩域企管顧問陳國欽所說，「成功就是把對的經驗不停複製及改良。」當一項工作反覆地做，從錯誤當中持續修正方法，你會獲得一套只要照著做就不會出錯的成功方程式，也稱之為「最佳實踐」（Best Practice）。

丟掉隨性，在工作中多思考，統籌安排，固化流程。IBM為全球電信設備製造大廠華為公司做諮詢時提出這樣的觀點：沒有時間和精力將事情一次做對，卻有時間和精力重複一次次做同一件事情。

《模式化工作術》一書作者信太明指出，上班族每天都得處理許多例行業務和瑣事，大約占據了所有工作的75%，剩下的25%才是能夠產生附加價值的工作。如果你任由75%的例行瑣事耗盡了你的上班時間，可想而知，一整個工作天下來，你做的都是「沒有附加價值的事」。

如何加快例行事務的處理速度，讓你可以騰出更多時間做更重要的事？這就是SOP可以發揮作用的地方。

信太明說，很多人在處理這些工作時，每次都從零開始，經常要花費大量時間在回想、思考和調查。如果能建立自己的工作SOP，將個人工作加以分析整理，並且依據從錯誤中學到的經驗，回過頭來修正流程，再製作成步驟說明、檢核表或工作指南，就可以扭轉「上班一整天卻一事無成」的窘境，只花25%的時間在75%的工作上，投入75%的時間在25%的高附加價值業務，提升你的工作效能與價值。

「重復一次次做同一件事情」就是因為沒有固化的流程，在管理上，泰勒制是鼻祖，他通過對生產過程進行分析，分解生產動作，得出科學的方法，最佳的工位設置，最合理的勞動定額，標準化的操作方法，最適合的勞動工具，這導致大規模生產成為可能。

流水線應用了「先僵化、後優化、再固話」的套路——先熟悉所在的系統，等能夠熟悉使用之後，根據實踐發現一些可以改進的地方，這時候就可以對系統做一些小細節上的優化，不斷取得進步。